Solution · Entreprises du BTP
Agent Appels d'Offres
Un système qui prend en charge la mécanique d'une réponse à appel d'offres public — la veille, la lecture du DCE, le rétro-planning, les relances fournisseurs, le mémoire technique, la conformité administrative — et qui vous laisse ce qui relève du métier.
01 / À qui ça s'adresse
Quatre postes, quatre charges différentes
Un appel d'offres mobilise rarement une seule personne. Voici ce que le système change pour chacune.
Dirigeant
Il arbitre : sur quels dossiers on se positionne, à quel prix, avec quels moyens. Sa contrainte, c'est le temps qu'il n'a pas pour lire trois DCE avant de trancher.
Un résumé d'une page et un score décisionnel, au lieu de plusieurs heures de lecture.
Responsable des appels d'offres
Il tient le calendrier, monte le dossier, relance les fournisseurs, rédige le mémoire technique. C'est lui qui subit le pic de charge des trois dernières semaines.
Le rétro-planning, les relances et la rédaction sont pris en charge. Il pilote au lieu d'exécuter.
Conducteur de travaux
Il apporte la lecture terrain : faisabilité, méthodes, risques, moyens à mobiliser. C'est la valeur que personne d'autre ne peut produire.
Il est sollicité au bon moment, sur ce qu'il est le seul à savoir faire — pas pour chercher une attestation.
Responsable administratif
Il rassemble les pièces, vérifie les validités, gère les dépôts sur les plateformes. Une pièce oubliée, et tout le travail des autres est perdu.
Une checklist automatique à J-2 et des alertes sur chaque pièce manquante.
02 / Le détail
Les dix étapes, et la ligne de partage
Pour chaque étape, ce que la machine prend en charge et ce qui reste de votre côté. Sans zone grise : c'est la seule façon de savoir ce que vous achetez.
Veille et sourcing
Ce que fait le système
Le système surveille en continu les sources qui vous concernent — BOAMP, JOUE, plateformes de marchés françaises ou suisses — définies avec vous au paramétrage. Il filtre sur vos codes CPV et votre zone géographique, et vous alerte dès qu'une consultation correspond.
Ce qui reste chez vous
Rien. C'est la seule étape où vous n'avez strictement rien à faire, y compris le week-end et les jours fériés.
Analyse du DCE et décision go / no-go
Ce que fait le système
Le règlement de consultation, le CCAP et le CCTP sont lus intégralement. Vous recevez un résumé d'une page et un score décisionnel, avant même d'avoir ouvert le dossier.
Ce qui reste chez vous
La décision. Le résumé est une aide, pas un arbitrage : c'est vous qui engagez l'entreprise sur un dossier.
Organisation de la réponse
Ce que fait le système
Le rétro-planning de J-21 à J-0 est généré automatiquement, avec une alerte à chaque jalon. Les rôles et les échéances sont posés d'un coup.
Ce qui reste chez vous
Le choix des partenaires et des co-traitants, et l'attribution des rôles dans vos équipes.
Étude technique
Ce que fait le système
Le système envoie le rappel au bon moment et tient la place de l'étude dans le planning.
Ce qui reste chez vous
Tout le reste : visite de site, métrés, analyse du terrain, matrice des risques, DICT. Aucun outil ne remplace le fait d'aller voir.
Chiffrage et coût de revient
Ce que fait le système
Les demandes de devis partent automatiquement à J-14. Les indices INSEE sont intégrés. À J-7, les réponses reçues par e-mail sont agrégées en tableau comparatif, et les fournisseurs silencieux sont relancés sans que personne y pense.
Ce qui reste chez vous
Le prix. La validation finale des prix fournisseurs et la décision commerciale restent entièrement de votre côté.
Mémoire technique
Ce que fait le système
Un document de 30 à 80 pages, personnalisé au projet, construit à partir de vos références réelles — vos chantiers, vos moyens, vos méthodes, retrouvés dans vos propres documents.
Ce qui reste chez vous
La relecture et les ajustements. Le temps que vos équipes passaient à écrire, elles le passent à vérifier.
Dossier administratif
Ce que fait le système
Une checklist est générée automatiquement, avec une alerte sur chaque pièce manquante : DC1, DC2, DC4, Kbis, attestations, Qualibat, ATTRI1.
Ce qui reste chez vous
L'obtention des pièces originales auprès des organismes. Le système signale ce qui manque, il ne le fabrique pas.
Dépôt de l'offre
Ce que fait le système
Alerte critique et checklist de pré-dépôt. Le système pousse au dépôt au minimum deux heures avant la clôture, pour absorber un incident de plateforme.
Ce qui reste chez vous
Le dépôt lui-même et la signature électronique, qui engagent juridiquement l'entreprise et ne sont pas délégables.
Suivi jusqu'au résultat
Ce que fait le système
Chaque dossier reste piloté : questions de l'acheteur, phase de négociation, alertes sur les délais, annonce des résultats. Aucun appel d'offres en cours ne sort du radar.
Ce qui reste chez vous
Les réponses de fond aux questions de l'acheteur, et la négociation.
Retour d'expérience
Ce que fait le système
Chaque offre, gagnée ou perdue, est analysée et capitalisée dans une base qui s'enrichit à chaque dossier. Le système devient plus précis à mesure que vous l'utilisez.
Ce qui reste chez vous
Rien d'obligatoire. Vos commentaires sur un dossier perdu accélèrent simplement l'apprentissage.
03 / Ce qu'il faut de votre côté
Trois accès, et rien à préparer
Le système travaille sur vos outils et vos documents existants. Il n'y a ni logiciel à installer, ni base documentaire à constituer, ni migration à prévoir.
- Votre messagerie professionnelle — pour capter les devis reçus, les échanges avec les fournisseurs et les notifications des plateformes.
- Votre stockage documentaire — pour retrouver vos chantiers passés, vos moyens et vos méthodes, qui alimentent le mémoire technique.
- Vos comptes sur les plateformes de marchés — pour le téléchargement des DCE et le suivi des consultations.
- Vos codes CPV et votre zone d'intervention — définis ensemble lors du cadrage, ajustables à tout moment.
Ce que fait Vysia de ces accès est détaillé dans la section Vos documents : propriété, absence d'entraînement de modèle, absence de partage, suppression en fin de contrat.
04 / Mise en place
Une à deux semaines, trois étapes
De la signature au premier appel d'offres traité.
Réunion de cadrage
Vos métiers, vos volumes, vos zones d'intervention, vos outils existants.
Paramétrage de la veille
Codes CPV, périmètre géographique, seuils, destinataires des alertes.
Connexion des accès
Messagerie, stockage documentaire, comptes plateformes.
05 / Ce qu'on nous objecte
Les questions qui viennent toujours
Nous avons déjà une veille. Qu'apporte la vôtre ?
Le filtrage et la continuité. La veille est calée sur vos codes CPV exacts et votre zone, elle tourne 24 h/24 et ne s'arrête ni le week-end ni les jours fériés. L'alerte part dès la publication : vous récupérez les quelques jours qui font la différence sur un délai de trois semaines.
L'IA peut se tromper en lisant un DCE.
Oui, et c'est pour cela que le résumé et le score sont une aide à la décision, pas une décision. Le document d'une page est validé par un humain avant tout engagement, et le DCE d'origine reste accessible. Le système vous fait gagner la lecture, pas le jugement.
Le mémoire technique ne va-t-il pas être générique ?
Il est construit à partir de vos documents : vos chantiers, vos moyens, vos méthodes. Il est ensuite adapté au projet précis de la consultation. Un mémoire générique se repère en deux pages par un acheteur public expérimenté — c'est exactement ce qu'on cherche à éviter.
Est-ce que ça remplace notre responsable des appels d'offres ?
Non. Deux étapes sur dix restent entièrement humaines — l'étude terrain et le dépôt signé — et trois autres demandent votre validation sur les points sensibles : le prix, les partenariats, les pièces administratives. Ce que le système retire, c'est le répétitif et la surveillance des délais.
Et si la plateforme bugue au dernier moment ?
C'est précisément pour ça que le dépôt est poussé au minimum deux heures avant la clôture, avec une alerte critique. Le système force l'anticipation là où l'habitude pousse à finir la veille au soir.
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